การคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์เป็นหน้าที่ของผู้ได้รับพระราชทานฯ ต้องกระทำตามข้อบัญญัติที่กำหนดไว้ตามพระราชบัญญัติเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ได้ระบุกรณีที่จะต้องคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ไว้ ๓ กรณี คือ
๑. คืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ชั้นรอง เมื่อผู้ได้รับพระราชทานฯ ได้รับพระราชทานเครื่องราชฯ ชั้นสูงขึ้น (ช้างเผือก, มงกุฎไทย) ไม่ต้องคืนประกาศนียบัตรกำกับเครื่องราชอิสริยาภรณ์
๒. คืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ทุกชั้นที่ได้รับ เมื่อผู้ได้รับพระราชทานฯ ถึงแก่กรรมโดยให้ทายาทเป็นผู้ส่งคืน (ช้างเผือก, มงกุฎไทย) ไม่ต้องคืนประกาศนียบัตรกำกับเครื่องราชอิสริยาภรณ์
๓. คืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ เมื่อทรงพระกรุณาให้เรียกคืน ต้องคืนประกาศนียบัตรกำกับเครื่องราชอิสริยาภรณ์
การคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ในกรณีใด ๆ ตามที่กล่าวมาข้างต้น ถ้าผู้ได้รับพระราชทานฯ ไม่สามารถนำเครื่องราชอิสริยาภรณ์มาคืนก็สามารถชดใช้เงินแทนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ตามราคาที่สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ได้แจ้งให้ส่วนราชการต่าง ๆ ทราบ ซึ่งจะมีการปรับราคาตามมติคณะรัฐมนตรีทุก ๓ ปี
ข้อมูลประกอบการปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ หรือชดใช้ราคาแทนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่ไม่สามารถส่งคืนตามกฎหมาย
๑. กฎหมายว่าด้วยเครื่องราชอิสริยาภรณ์ตระกูลต่าง ๆ เช่น พระราชบัญญัติ เครื่องราชอิสริยาภรณ์อันเป็นที่เชิดชูยิ่งช้างเผือก พ.ศ. ๒๔๘๔ พระราชบัญญัติ เครื่องราชอิสริยาภรณ์อันมีเกียรติยศยิ่งมงกุฎไทย พ.ศ. ๒๔๘๔ บัญญัติกรณี ที่ต้องส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ สรุปได้ดังนี้
๑.๑ เมื่อผู้ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ได้รับพระราชทานชั้นสูงขึ้นในตระกูลใดต้องส่งคืนชั้นรองของตระกูลนั้น
๑.๒ กรณีที่ทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้เรียกคืนต้องส่งคืนทุกชั้นตราตามที่ทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ
๑.๓ เมื่อผู้ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์วายชนม์ ผู้รับมรดกต้องส่งเครื่องราชอิสริยาภรณ์คืนทุกชั้นตรา ยกเว้นเครื่องราชอิสริยาภรณ์ อันเป็นที่สรรเสริญยิ่งดิเรกคุณาภรณ์ชั้นสูงสุดที่ได้รับพระราชทาน
๑.๔ ถ้าส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์คืนตามกฎหมายบัญญัติไม่ได้ ด้วยประการใด ๆ ต้องชดใช้ราคาเครื่องราชอิสริยาภรณ์นั้น
๒. สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรีได้ขอความร่วมมือให้หน่วยงานต่าง ๆ เร่งรัดให้บุคลากรในสังกัดส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ตามที่กฎหมายบัญญัติมาอย่างต่อเนื่อง และเมื่อวันที่ ๓๐ มกราคม ๒๕๓๓ คณะรัฐมนตรีได้มี มติเกี่ยวกับการส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ สรุปได้ดังนี้
๒.๑ ให้ปรับราคาชดใช้แทนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่ไม่สามารถส่งคืน ตามกฎหมายทุก ๓ ปี
๒.๒ ให้กระทรวง ทบวง กรม กำชับกวดขันให้ส่วนราชการและรัฐวิสาหกิจในสังกัดจัดทำประวัติการได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน พร้อมทั้งให้ติดตามเร่งรัดผู้ที่ยังมิได้ส่งคืนเครื่องราช อิสริยาภรณ์ตามกฎหมายให้ส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ หากไม่สามารถส่งคืนได้ให้ชดใช้ตามราคาที่กำหนด
๓. กรณีเครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่จะส่งคืนชำรุด มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้
๓.๑ กรณีชำรุดเล็กน้อย เช่น สีลงยาแตก สลักยึดหลุดตามส่วนประกอบทุกชิ้นส่วนอยู่ครบ สามารถส่งคืนได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการซ่อม
๓.๒ กรณีชำรุดในสาระสำคัญ เช่น ถูกไฟไหม้จนเสียรูปลักษณะจะ ไม่สามารถส่งคืนได้ต้องชดใช้เงินตามราคาปัจจุบัน
๓.๓ กรณีส่วนประกอบบางส่วนสูญหาย ให้ติดต่อสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรีเพื่อดำเนินการส่งให้หน่วยงานผู้สร้างเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ซ่อมเพิ่มเติมส่วนประกอบให้มีสภาพสมบูรณ์ก่อนส่งคืน ทั้งนี้ผู้ที่ส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์ต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการซ่อม
๔. เครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่ส่งคืนต้องเป็นเครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่ได้ รับพระราชทานหรือได้รับการจ่ายจากสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรีเท่านั้น เครื่องราชอิสริยาภรณ์ที่ซื้อหรือจัดหามาจากที่อื่นใดเป็นเครื่องราชอิสริยาภรณ์ปลอมและไม่สามารถส่งคืนทดแทนได้
๕. ผู้ที่จะส่งคืนเครื่องราชอิสริยาภรณ์หรือชดใช้ราคาแทนเครื่องราช อิสริยาภรณ์ ส่งได้ที่หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง ดังนี้
๕.๑ หน่วยงานต้นสังกัด ที่จะรวบรวมส่งสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรีต่อไป
๕.๒ สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ภายในบริเวณทำเนียบรัฐบาล โดยติดต่อที่สำนักอาลักษณ์และเครื่องราชอิสริยาภรณ์ โทร. ๐ ๒๒๘๐ ๙๐๐๐ ต่อ ๔๒๓ , ๔๒๔
กรณีชดใช้ราคาแทนเครื่องราชอิสริยาภรณ์เป็นเช็คหรือตั๋วแลกเงิน ขอให้สั่งจ่ายสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี และส่งสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ถนนพิษณุโลก แขวงดุสิต เขตดุสิต กรุงเทพมหานคร ๑๐๓๐๐
๖. เมื่อสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรีได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์หรือ เงินชดใช้ราคาแทนเครื่องราชอิสริยาภรณ์แล้ว จะออกหลักฐานใบรับเครื่องราช อิสริยาภรณ์หรือใบเสร็จรับเงินให้แก่ผู้ส่งคืนเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน และจะบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลทะเบียนฐานันดรด้วย